Mejore y optimice el proceso de contratación
Administre sus contratos de forma eficiente en nuestra plataforma
Impulse su empresa con una plataforma colaborativa para crear, administrar y firmar contratos
Crear
Aprobar
Revisar
Firma Electrónica
Archivo
Consultas
Cree contratos en cuestión de segundos
Redacte contratos a partir de plantillas automatizadas y lleve su empresa al siguiente nivel.
Revise contratos de manera ágil y eficiente.
Con Synchrox revise y comente documentos fácilmente, firme de manera rápida y segura con firma electrónica y almacene todo en un espacio organizado y accesible.
Gestión avanzada de documentos
Optimice el manejo de sus documentos con herramientas avanzadas como TRD, búsqueda avanzada y numeración automática. Acceda a la información que necesita de forma rápida y estructurada.
Etapas de la contratación:
Planifique los contratos de manera estructurada y eficiente, nuestra plataforma permite gestionar la
elaboración de estudios previos, asegurando un proceso ágil y alineado.
Planeación
Evaluación
Preparación
Con Synchrox, gestione la elaboración y ejecución del contrato de manera eficiente, nuestra plataforma
facilita la supervisión en tiempo real, asegurando el cumplimiento de obligaciones y optimizando el control
del proceso contractual.
Formalización
Ejecución
Seguimiento
Agilice la liquidación de contratos de manera estructurada y eficiente. Nuestra plataforma le permite
gestionar el cierre.
Liquidación
Auditoria
Cierre
Synchrox brinda una plataforma de contratos que llevará su empresa a otro nivel
Synchrox brinda soluciones en la gestión del ciclo de vida de contratos
Creación del contrato
La fase de creación del contrato es el punto de partida en el ciclo de vida del contrato, donde los usuarios pueden generar nuevos contratos desde cero o utilizar plantillas predefinidas para agilizar el proceso.
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A continuación, se detallan los pasos y características clave de esta fase:
- Creación de Contratos Personalizados:
- Los usuarios tienen la opción de crear contratos personalizados desde cero, lo que les permite adaptar el contenido del contrato según sus necesidades específicas.
- Utilización de Plantillas Predefinidas:
- Los usuarios pueden seleccionar una plantilla que se adapte a sus necesidades y luego personalizarla según sea necesario, lo que ahorra tiempo y asegura la coherencia en la documentación.
- Personalización de Términos y Condiciones:
- Contracts permite a los usuarios agregar, modificar o eliminar cláusulas, establecer fechas límite, definir obligaciones y establecer condiciones de pago, entre otras opciones de personalización.
- Revisión y Edición en Tiempo Real:
- Contracts proporciona herramientas de colaboración que permiten a los usuarios revisar y editar el contrato simultáneamente, realizar comentarios y sugerencias, y resolver discrepancias de manera eficiente.
- Control de Versiones y Registro de Cambios:
- Los usuarios pueden acceder fácilmente al historial de versiones para revisar el progreso del contrato y rastrear quién realizó qué cambios y cuándo se realizaron.
Ejecución y Seguimiento
La fase de ejecución y seguimiento abarca todas las actividades relacionadas con la implementación y gestión activa de los contratos una vez que han sido firmados.
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A continuación, se detallan los aspectos clave de este proceso:
- Implementación de Obligaciones Contractuales:
- Una vez firmado el contrato, comienza la fase de implementación de las obligaciones contractuales, durante la cual los usuarios pueden utilizar la plataforma para asignar tareas, responsabilidades, establecer hitos, plazos y definir acciones especificas para garantizar su cumplimiento.
- Seguimiento de Plazos y Tareas:
- Synchrox proporciona herramientas para monitorear el progreso y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
- Gestión de Cambios y Modificaciones:
- Los usuarios pueden utilizar Synchrox para gestionar cambios y modificaciones en el contrato según sea necesario, y mantener un registro detallado de todas las versiones y revisiones realizadas.
- Monitoreo de Desempeño y Cumplimiento:
- Mediante la generación de informes y análisis, los usuarios pueden evaluar el progreso del contrato, identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas si es necesario para garantizar el éxito del contrato.
- Renovación o Finalización del Contrato:
- Synchrox proporciona herramientas para gestionar el proceso de renovación o finalización del contrato, incluida la generación automática de documentos relacionados y el seguimiento de los plazos de vencimiento.
Alertas en tiempo real
La fase de alertas es una parte crítica del proceso de gestión de contratos, ya que ayuda a garantizar que los usuarios estén al tanto de los plazos importantes, las tareas pendientes y cualquier otro evento relevante relacionado con los contratos.
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- Configuración de alertas personalizadas:
- Los usuarios pueden configurar alertas personalizadas según sus necesidades específicas. Esto puede incluir alertas para fechas de vencimiento de contratos, fechas límite de tareas, devolución de documentos, etc.
- Notificaciones Automáticas:
- Una vez configuradas, las alertas se generan automáticamente según los criterios establecidos por el usuario.
- Recordatorios de Tareas Pendientes:
- Las alertas pueden incluir recordatorios de tareas pendientes relacionadas con el contrato, los cuales se enviaran al correo del usuario para garantizar el seguimiento de sus obligaciones.
- Alertas de Fechas de Vencimiento:
- Synchrox proporciona notificaciones automáticas sobre las fechas de vencimiento, lo que permite a los usuarios tomar medidas rápidas para renovar o finalizar un contrato según sea necesario.
Revisión de contratos
La fase de revisión es una parte crítica del ciclo de vida de los contratos, con Synchrox, nos aseguramos de proporcionar las herramientas necesarias para hacer que este proceso sea lo más eficiente y efectivo posible.
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Para hacer que el proceso de revisión sea lo más eficiente y efectivo posible. Aquí hay una descripción más detallada de cómo funciona esta sección:
- Creación y Envío para Revisión:
- En Synchrox, los usuarios pueden enviar fácilmente el contrato a través de la plataforma, especificando a quién se debe enviar para que realicen actividades de revisión o firma.
- Comentarios y Colaboración:
- Durante la fase de revisión, las partes interesadas pueden dejar comentarios y realizar sugerencias directamente en el contrato.
- Seguimiento de Cambios:
- Synchrox ofrece una función de seguimiento de cambios que registra todas las modificaciones realizadas en el contrato.
- Alertas y Recordatorios:
- La plataforma proporciona alertas y recordatorios automáticos para asegurarse de que se cumplan los plazos de revisión.
- Aprobación y Firma:
- Synchrox ofrece opciones de firma electrónica y digital integradas para agilizar este proceso, permitiendo a las partes interesadas firmar el contrato de manera rápida y segura desde cualquier lugar.
Firma electrónica
La fase de firma electrónica permite a todas las partes involucradas firmar digitalmente el contrato de manera segura y eficiente.
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A continuación, se detallan los pasos y características clave de esta fase:
- Preparación del Contrato para la Firma:
- Synchrox permite seleccionar las partes involucradas que deben firmar el contrato y definir el orden de firma, si es necesario.
- Firma Electrónica o Digital segura:
- La plataforma ofrece opciones de firma electrónica o digital seguras, que pueden incluir código verificación de identidad como método de seguridad.
- Registro de Firmas:
- Una vez que el usuario firma el contrato, Synchrox registra automáticamente la firma y la fecha de firma.
- Seguimiento del Estado de Firma:
- Synchrox proporciona actualizaciones automáticas sobre el progreso de la firma, lo que permite a los usuarios saber quién ha firmado el contrato y quién aún está pendiente de firma.
- Finalización del Proceso de Firma:
- Synchrox puede generar automáticamente una copia del contrato firmado para todas las partes, que se almacena de manera segura en la plataforma para su referencia futura.
Archivo y almacenamiento.
La fase de archivado y almacenamiento en Synchrox es esencial para garantizar la integridad, accesibilidad y cumplimiento normativo de los contratos.
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- Identificación de Contratos para Archivar:
- Los contratos que han cumplido su ciclo de vida o que ya no son activos pueden ser identificados para archivar, esto puede incluir contratos que hayan finalizado.
- Almacenamiento Seguro y Accesible:
- Synchrox ofrece opciones de almacenamiento seguro y accesible que garantizan que los contratos estén protegidos contra pérdidas, daños o acceso no autorizado.
- Organización y Categorización:
- Los contratos archivados pueden organizarse y categorizarse de manera adecuada para facilitar su búsqueda y recuperación en el futuro.
- Acceso Controlado y Autorizado:
- El acceso a los contratos archivados está controlado y limitado a usuarios autorizados dentro de la organización.
- Recuperación y Consulta:
- Synchrox proporciona herramientas de búsqueda avanzadas que permiten a los usuarios encontrar rápidamente contratos específicos basados en criterios como nombres de archivo, fechas, partes involucradas, etc.
- Cumplimiento Normativo y Auditoría:
- Synchrox puede proporcionar funcionalidades de generación de informes y exportación de datos que faciliten la auditoría y la presentación de informes sobre los contratos archivados.